Les hôtesses d’accueil sont des employés clés de votre entreprise. Elles y jouent un rôle important. En effet, elles sont l’un des premiers membres du personnel à s’engager avec les visiteurs et ont une grande part de responsabilité dans le maintien de la réputation de l’entreprise.
Hôtesse d’accueil ou réceptionniste : qui est-ce au juste ?
Une hôtesse d’accueil ou une réceptionniste donne la première impression aux invités ou visiteurs qui entrent dans une entreprise. Cela peut avoir un grand impact sur la façon dont les clients perçoivent l’entreprise. En plus de cela, elle fournit souvent un soutien administratif et peut aussi prêter main-forte dans le cadre de projets spéciaux. Alors que le rôle de la réceptionniste évolue, voici les 4 compétences clés que chaque hôtesse d’accueil doit maîtriser.
De solides compétences technologiques
Les hôtesses d’accueil effectuent souvent plusieurs tâches administratives :
- Réception des visiteurs ;
- Réponse aux appels téléphoniques ;
- Planification des rendez-vous.
Ces tâches administratives nécessitent souvent l’utilisation de différents matériels et logiciels :
- Systèmes téléphoniques ;
- Imprimantes ;
- Copieurs ;
- Logiciels de traitement de textes, etc.
De plus, la connaissance de logiciels spécifiques à l’industrie, peut aussi être un gros avantage. Pour information, les hôtesse d’accueil proposées par hotesse job sont formées dans ce sens. C’est pourquoi, il vous est recommandé de vous tourner vers elles si vous souhaitez recruter le meilleur profil.
De grandes compétences générales et une forte intelligence émotionnelle
Les consommateurs et les visiteurs d’aujourd’hui peuvent être difficiles à gérer. Une mauvaise plainte d’un client peut sérieusement nuire à votre marque. En fait, 39 % des clients éviteront une entreprise pendant deux ans après une mauvaise expérience de service client.
De bonnes compétences en communication
Les hôtesses d’accueil interagissent constamment avec les visiteurs qui entrent dans l’établissement, qu’il s’agisse de clients ou de partenaires, les personnes qui appellent et les employés qui s’enregistrent et sortent. Elles sont aussi chargées de gérer les problèmes de base du service client et de répondre aux demandes de renseignements par email. Jongler entre les activités du service client et les tâches administratives n’est pas chose facile, surtout lorsque vous êtes constamment interrompu. C’est pourquoi, il est de plus en plus important pour ces professionnels d’avoir de solides compétences en communication. Pour comprendre les informations rapidement et avec précision, les hôtesses d’accueil doivent :
- Apprendre à être à l’écoute ;
- Fournir des informations claires et concises ;
- Etre empathiques et respectueuses des autres.
D’excellentes compétences en rédaction et en édition sont aussi importantes.
D’excellentes compétences en gestion du temps
Comme mentionné précédemment, les réceptionnistes doivent effectuer de nombreuses tâches en une journée. Équilibrer ces responsabilités, tout en étant constamment interrompu peut nuire aux niveaux de productivité. Avoir de bonnes compétences en gestion du temps permet de structurer le travail de manière efficace, afin d’atteindre les objectifs fixés. Une bonne façon de commencer est de se fixer des objectifs SMART à court et à long terme. Une hôtesse d’accueil professionnelle peut aussi travailler un peu plus sur la gestion de son calendrier et prioriser son temps de manière plus efficace.
Si jamais, elle a encore du mal à terminer toutes les tâches requises, elle pourra opter pour la délégation. Il est aussi indispensable de procéder à la planification de ses tâches à l’avance. Pour prouver son efficacité et son professionnalisme, une hôtesse d’accueil doit également éviter le multitâche. Il faut savoir que cela a tendance à faire chuter la productivité de 40 %. C’est pourquoi, il est fortement recommandé pour les dirigeants d’entreprise, de mettre des outils logiciels de gestion de temps à la disposition des hôtesses d’accueil. Cela va leur permettre d’avoir un meilleur suivi du temps dans leur journée.
