Les formalités de la paperasserie administratives ne doivent pas être négligées en matière de transactions financières, au niveau national comme international. La facturation est une étape cruciale durant cette transaction, et se résume essentiellement en deux documents, la facture classique et la facture pro-forma qui ressemble plus ou moins à un devis sans en être un. Chacun de ces documents possède ses spécificités et sa valeur juridique, mais nous allons traiter de la facture proforma.
Qu’est-ce qu’une facture proforma ?
Définition et spécificités
Lorsqu’on établit une relation commerciale entre une entreprise et son client (vente, achat), un document recense avec précision tous les détails concernant les marchandises vendues. C’est la facture. La facture proforma (ou facture-devis) est un devis provisoire qui prend la même forme qu’une facture. En effet, « pro forma » signifie « pour ou selon la forme », d’où son nom. La facture proforma est surtout utilisée dans les activités de vente et de prestations et s’accompagne des conditions générales de vente de l’entreprise émettrice. Il ne s’agit pas d’une pièce comptable, c’est-à-dire qu’elle n’a pas de valeur légale mais qu’elle est utilisée à titre informatif.
Les différences entre une proforma et une facture
- La facture simple doit porter les mentions suivantes en plus des informations sur la marchandise, l’acheteur et le vendeur : conditions d’escompte, taux des pénalités exigibles, le montant de de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement.
- La facture pro-forma quant à elle comprend entre autres : la mention « Pro Forma », le numéro de facture, le montant de la TVA, la devise utilisée pour la transaction, l’incoterm, les coordonnées complètes du client et du vendeur, les conditions de paiement et les délais de livraison.
Les avantages d’utilisation d’une facture proforma
Une offre commerciale négociable
En présentant au prospect les détails (prix, quantité…) des fournitures ou des prestations pour une nouvelle commande, celui-ci peut négocier avec le vendeur et obtenir ainsi un accord commercial gagnant-gagnant.
Eviter tout futur conflit
La facture pro forma clarifie de prime abord la future transaction car le client obtient toutes les informations qui lui sont nécessaires, dont les conditions générales de vente. Il va alors établir le bon de commande en toute connaissance de cause.
Un document utile
La facture proforma est souvent demandée lors de la constitution d’un dossier d’obtention de prêt. Elle est alors fournie avec la présentation du projet afin que la banque puisse évaluer votre demande. Mais pour l’importation ou l’exportation, la douane peut exiger la facture pour connaître la valeur des marchandises.
Les intérêts du client
Grâce à la facture proforma, le client n’est lié par aucune cause contractuelle. Il peut négocier à envi et peut comparer l’offre auprès de différents prestataires.
Comment établir une facture proforma ?
Les règles de rédaction à respecter
La facture pro-forma est similaire à une facture standard. Mis à part quelques mentions qui n’apparaissent que dans la facture, les informations contenues dans les deux documents sont les mêmes.
Les mentions obligatoires qui doivent y figurer
Elles sont :
- La dénomination « Facture Pro Forma »
- Les informations fournisseur et client
- Date de création, date d’émission et numéro de référence de la facture proforma
- Détails de la commande (tableau avec quantité, prix hors-taxe et TTC…)
- TVA
- Modalités de paiement
- Temps de validité du document
- Les CGV (conditions générales de vente).
Les règles pour une facture proforma à l’international
Pour une transaction internationale, il ne faut pas oublier de mentionner la devise utilisée pour la transaction et les termes de livraison Incoterm (lieu d’enlèvement, assurance, transfert de propriété).
Quelques outils pour rédiger votre proforma
Word ou Excel
Ce sont ses deux outils les plus utilisés pour rédiger une facture pro forma ou une facture commerciale. Ils sont simples et rapides à utiliser, peuvent être entièrement personnalisés (insertion du logo de l’entreprise). Le cout est également moindre par rapport à l’utilisation d’un logiciel de facturation qui doit être acheté au préalable. Mais il faut admettre que le rendu est moins professionnel et l’expert-comptable est obliger de saisir la facture pour faire la comptabilité de l’entreprise.
myAE
Il s’agit d’un logiciel gratuit élaboré pour les micro entrepreneurs et les auto-entrepreneurs. En plus de la facturation, il permet la gestion en général : régime fiscal, recouvrement, paiement en ligne , livre des recettes et des dépenses…La facturation en ligne se fait avec l’aide d’Evoliz et myAE est compatible sur tous les navigateurs WEB ( Mac ; Windows, Chrome, Firefox, Safari).
Zervant
Il s’agit d’un logiciel de facturation en ligne, qui permet grâce à une inscription gratuite, de créer puis d’envoyer par mail la facture sans aucun frais. Il faut moins d’une minute au logiciel pour créer la facture, et celle-ci est envoyée au format PDF. Il prend également en charge la création de devis et garde des archives des factures émises. L’utilisation de la version gratuite est illimitée.
