La gestion de paie est une tâche récurrente aussi complexe que chronophage, notamment pour les PME et TPE. Elle représente en plus un coût impondérable et peut souvent être une source de litiges, sans compter les subtilités administratives en découlant et évolutions du Code de travail. C’est ainsi dans le but d’en assurer la fiabilisation ainsi que la sécurisation que bien des structures font le choix de l’externaliser. Et elles ont effectivement fait le bon choix puisqu’une gestion de paie externalisée génère de nombreux avantages non négligeables. Décryptage…
Gestion de paie externalisée : de nombreux avantages à la clé
En externalisant sa gestion de paie à un expert comme vr-consulting.fr, on évite les risques d’erreur et de non-conformité de la paie pouvant induire de lourdes conséquences financières. Le professionnel veille à ce que tout soit conforme à la législation en vigueur qui évolue en permanence et complexifie sans cesse la paie et la gestion sociale. Il s’assure aussi que l’établissement de la paie et les déclarations sociales se fassent dans le respect des dates d’échéance.
L’externalisation est aussi synonyme de gain de temps indéniable. On se libère des différentes tâches rébarbatives, chronophages et à faible valeur ajoutée liées à la paie sans pour autant s’en délester. Ainsi, on permet à ses collaborateurs de se consacrer entièrement à ce qu’ils savent faire de mieux et à leur cœur de métier.
Une gestion de paie externalisée rime avec réduction des coûts. Et pour cause, on n’a plus à investir dans des logiciels de paie performants ni à mettre en place des formations dédiées aux chargés de paie. Et puisque la conformité réglementaire est respectée, on ne risque pas de se confronter aux pénalités financières imputées lors d’un contrôle URSSAF.
Il a été constaté que la sous-traitance permet une économie d’ordre de 20 à 30 % en raison des économies d’échelles réalisées par le prestataire. Elle permet aussi à l’entreprise de rationaliser les coûts liés à la gestion de paie et de les variabiliser proportionnellement à sa masse salariale ou à son effectif.
Et enfin, grâce à l’externalisation, la gestion de paie ne dépend ni d’une personne interne pouvant être absente ou démissionner ni d’une compétence spécifique que l’on doit recruter, fidéliser et former en permanence.
Comment externaliser sa gestion de paie ?
Avant de se lancer, il est question de diagnostiquer sa gestion de paie actuelle. Cela va permettre à l’entreprise d’identifier les axes d’amélioration, d’apprécier les coûts cachés de l’internalisation et de soulever une éventuelle non-conformité. Tout cela va lui permettre d’avoir une vision claire sur ses besoins réels et de faire le choix entre l’externalisation partielle et l’externalisation totale.
Il convient ensuite de mettre en concurrence plusieurs prestataires spécialisés en gestion de paie. Prestations, tarifs, ancienneté, réactivité, proximité, expertise, professionnalisme…, autant de points doivent être pris en considération lors de cette étape. Après avoir mis la main sur la perle rare et signé le contrat, on doit s’attaquer à la collecte de données relatives à ses salariés et à leur transfert vers le cabinet d’expertise choisi. On a intérêt à transmettre des données qualifiées et valides.
Si l’on a choisi l’externalisation partielle, alors gère en interne la paie tout en étant accompagné par le prestataire. Ce dernier fournit ainsi à l’entreprise un outil performant facilitant considérablement la gestion et lui prodigue des conseils avisés durant l’accompagnement.
