Toute entreprise se doit d’enregistrer les flux qui affectent son patrimoine à travers des écritures comptables. La comptabilisation des factures d’achats et de vente est généralement effectuée au sein d’un logiciel comptable conforme. Cependant, l’encodage de ces factures doit être réalisé en bonne et due forme pour une régularité et une clarification de vos comptes en fin d’année. D’un côté, les entreprises commerciales achètent des biens (marchandises) pour les revendre en l’état (sans les transformer). La sous-traitance permet également à une entreprise de confier à une autre le soin d’exécuter pour elle une partie de ses travaux. Chacun de ces éléments fait l’objet d’un traitement comptable particulier. Comment comptabiliser alors une facture d’achat ? Suivez le guide !
Les mentions obligatoires sur une facture
Une facture d’achat doit prendre en compte quelques mentions obligatoires afin d’être valide. Il s’agit entre autres :
- de la mention facture ;
- du numéro de cette dernière ;
- de sa date d’émission ;
- du nom ou de la dénomination sociale de votre entreprise.
À ces derniers s’ajoutent le libellé de l’opération (nature du flux) ainsi que le numéro de compte qui subit l’opération du débit. Il faudra aussi prendre en compte le numéro SIREN, le numéro de la TVA et la forme juridique de votre établissement. La colonne crédit doit être clairement distinguée de la colonne débit. De même, il faudra faire le décompte détaillé de chaque prestation et/ou produit, en quantité et prix unitaire. Néanmoins, vous devez renseigner le nom et les coordonnées du client lorsque l’adresse de livraison et l’adresse de facturation sont différentes.
Comptabilisation de l’achat des marchandises
En termes comptables, les produits qui sont achetés en vue d’être revendus représentent des emplois qui sont totalement consommés lors du premier usage. Ceux-ci disparaissent immédiatement après. Ces achats constituent des charges et les dépenses équivalentes sont enregistrées dans le compte 607 « Achats de marchandises ». Les frais accessoires d’achat (droits de douane, frais de port…) doivent être incorporés au prix d’achat des marchandises et enregistrés dans le compte 607. Vous pouvez également les comptabiliser dans le compte 6087 « Frais accessoires sur achats de marchandises ». Ainsi, une entreprise peut acquérir des marchandises pour 20 000 euros hors taxes. À ce montant s’ajouteront des frais de port pour 200 euros et une TVA pour 320 euros. Les biens étant livrés le 15/11/N, la facture sera transmise à cette date. Elle sera ensuite réglée par virement le 30/11/N. Dans ce contexte, l’écriture que l’établissement aura à comptabiliser dans un journal d’achat au 15/11/N se présente comme suit :
- Débit du compte 44561 « TVA déductible sur autres biens et services » pour 320 euros ;
- Débit du compte 607 « Achats de marchandises » pour 20 200 euros ;
- Et on crédite le compte 401 « Fournisseur ». Dans ce cas précis, le compte 401 « Fournisseur » peut être crédité pour 22 520 euros.
Au 30/11/N, on débite le compte 401 « Fournisseur » pour 22 320 euros et on crédite le compte 512 « Banque » pour 22 320 euros. Cette écriture devra être enregistrée dans le journal de banque. Vous trouverez des exemples et explications de comptabilisation facture achat sur cette plateforme qui aborde des thématiques connexes.
Comptabilisation de l’achat de prestation de services
Le compte 60 est destiné aux entreprises de services et aux entreprises industrielles qui optent pour une sous-traitance refacturable. En effet, lorsque des prestations de services, des études, des matériels et travaux sont incorporés dans le cycle de production, ils forment le coût de production. Ceux-ci doivent donc figurer dans les achats. Ainsi, pour l’écriture de comptabilisation d’achats de prestations de services et d’études, on débite :
- le compte 604 “Achats d’études et prestations de services” ;
- le compte 44 566 “TVA sur autres biens et services” ;
- Et on crédite le compte 401 “Fournisseurs”.
Fiscalement, la TVA n’est récupérable que lors du paiement sauf option du prestataire au régime de la TVA sur les débits. En revanche, pour l’écriture de comptabilisation de matériels et travaux, on débite :
- le compte 605 “Achats de matériel, équipement et travaux” ;
- le compte 44 566 “TVA sur autres biens et services”
Et on crédite le compte 401 “Fournisseurs”.
