Les entreprises et sociétés, quel que soit le statut qu’elles portent, doivent faire figurer sur leurs documents officiels un certain nombre d’informations. C’est un impératif fixé par la loi à celles-ci pour des raisons d’identification. En tant que personne morale, savez-vous quelles mentions doivent absolument figurer sur vos documents officiels ? Si la réponse est non, c’est le moment de vous en informer. De cette façon, si vous n’êtes pas en règle, vous pourrez apporter les corrections adéquates à la façon dont se présentent vos documents officiels.
La liste des mentions des documents officiels
Il faut savoir que les informations à faire figurer sur les documents officiels d’une société sont énumérées par les articles R123-237 du Code de Commerce. Il est donc impossible pour une entreprise de ne pas faire figurer chacune des mentions suivantes sur ses documents officiels : le nom de la société, l’adresse de son siège social, sa forme juridique, le montant du capital social et les numéros d’identification. Pour faire figurer ces informations rapidement et facilement sur vos documents officiels, il vous suffit d’utiliser un tampon encreur.
Mention 1 : le nom de la société
C’est la première information qui doit absolument figurer sur tous les documents officiels de la société ou de l’entreprise. En effet, c’est une sorte de signature pour l’entreprise. Sans son nom, l’entreprise n’existe pas et il faut qu’elle puisse se distinguer d’une autre, ne serait-ce que par ce détail.
Mention 2 : l’adresse du siège social
Il faut que l’entreprise renseigne sur le lieu exact où se situe son siège social.
Mention 3 : la forme juridique de la société
Il s’agit d’une information qui permet de classer l’entreprise. Il faut pouvoir l’identifier comme étant une SA, une SARL, une SAS ou autres.
Mention 4 : le montant de son capital social
Cette information est, comme les autres, renseignée sur les documents officiels de la société dans le but de faciliter l’accès à l’information essentielle à propos de la société.
Mention 5 : les numéros d’identification
Il s’agit ici des numéros suivants : SIRET, SIREN et APE. À ceux-ci, il faut ajouter le RCS et la ville où la société est immatriculée.
En tout, il s’agit de toutes les informations qui renseignent sur les coordonnées de la société de façon générale. Ce sont des mentions qui doivent absolument être vues sur chacun des documents de l’entreprise au risque que celle-ci se voie infliger le paiement d’une amende prévue pour les contraventions de 4e classe. C’est une disposition du Code de Commerce précédemment évoqué.
Comment faire figurer ces informations sur ses documents officiels ?
Il peut sembler à première vue, que ces informations sont nombreuses et qu’elles peuvent être difficiles à faire apparaître sur chaque document officiel de la société. Voilà pourquoi il sera plus simple pour vous de les faire apparaître sur vos documents à l’aide d’un tampon encreur.
C’est une solution qui vous simplifiera grandement la vie. Il s’agit, en effet, d’un accessoire qui contient les différentes informations relatives à votre entreprise. Ce sont justement les mentions obligatoires à faire figurer sur vos documents officiels que comporte un tampon.
Bien entendu, il n’est pas obligatoire que la personne morale que constitue votre entreprise dispose d’un tampon encreur. Tout de même, c’est un excellent moyen pour toute entreprise de se présenter. En général donc, on y fait figurer :
- le nom de la société ;
- la forme juridique que prend la société ;
- le capital social qu’est celui de la société ;
- l’adresse de la société et idéalement celle de son siège social si elle en a un ;
- le numéro d’identification de la société ;
- les coordonnées du contact.
Il est important de distinguer le tampon de votre entreprise de votre signature. Les deux n’ont pas la même finalité, même si à première vue, c’est l’impression que l’on a. La signature est une marque qui renvoie tout de suite à vous quand on regarde vos documents officiels. Elle a une valeur juridique.
En revanche, le tampon n’a pas la moindre valeur juridique, comme déjà évoqué. C’est simplement une sorte de marque facultative qui vous permet de renseigner quiconque lisant vos documents officiels, sur ce que vous faites et surtout sur qui vous êtes en tant que personne morale.
Comment créer votre propre tampon encreur ?
De façon générale, il suffit de vous adresser à des professionnels en la matière pour faire concevoir le tampon qui vous sera utile selon votre métier et vos activités. Il existe en effet plusieurs types de tampons comme les tampons numéroteurs, les tampons dateurs, les pinces à greffes, les tampons horodateurs, etc.
La possibilité vous est donnée de personnaliser le vôtre en y ajoutant un certain nombre d’informations que vous jugez utiles ou essentielles pour vous présenter. Les options qui vous seront proposées sont quasiment infinies, étant donné que les mix entre différentes possibilités sont multiples.
Entre autres éléments que vous pourrez mixer pour obtenir un tampon unique et personnalisé, il y a les polices de caractère, les couleurs, les tailles, l’emplacement des renseignements sur le tampon, etc.
Il est absolument essentiel que vous confiiez la réalisation de votre tampon encreur à des professionnels qui s’y connaissent. Ainsi, au-delà des questions de style et de design, ils auront en vue les détails liés aux fonctionnalités de votre tampon encreur. Par exemple, vous ne pouvez pas savoir mieux que ces experts, si la matière de réalisation de la monture de votre tampon encreur doit être du bois, du métal ou du PVC.
Ce n’est là qu’un exemple parmi une multitude des paramètres que des prestataires spécialistes du domaine pourront prendre en compte dans la réalisation de votre tampon encreur. Gardez bien à l’esprit que votre tampon sera un outil professionnel, à destination et à usage professionnels.
