Le principe de dématérialisation des factures a nettement évolué au cours de ces dernières années et aujourd’hui il existe des modèles bien plus innovants. En effet, les entreprises peuvent désormais accéder à diverses fonctionnalités avancées, et ce, quels que soient les volumes de documents et de factures à traiter ou la complexité des processus. Tout cela est bien évidemment effectué tout en garantissant une incroyable facilité d’accès et de paramétrage.
Comprendre la dématérialisation des factures
La dématérialisation des factures consiste au remplacement d’une partie ou de la totalité d’un processus servant à échanger des documents et des factures physiques en un traitement automatisé. Cette pratique se base essentiellement sur des documents numériques. Ces derniers sur lesquels sont traités les processus de dématérialisation peuvent avoir plusieurs origines. Dans certains cas, les documents à traiter existent déjà sous un format numérique électronique :
- soit sous la forme de fichiers structurés : EDI, XML, CSV, etc. ;
- soit sous la forme de fichiers non structurés comme les documents PDF.
Dans d’autres cas, il sera nécessaire de numériser préalablement les documents et les factures en capturant le contenu des documents physiques à l’aide d’outils de scan, de reconnaissance de caractère (OCR) ou de lecture automatique de document (LAD). Il est également possible d’effectuer une dématérialisation des factures en mode SaaS (Software as a Service). Cela permet à un utilisateur de traiter, sauvegarder et archiver ses documents et factures depuis n’importe quel ordinateur ou périphérique connecté à un réseau Internet.
Les avantages liés à la dématérialisation des factures
Bien que la procédure de Dématérialisation des factures soit une réforme obligatoire, il est tout de même important de souligner les différents avantages qu’elle peut procurer aux entreprises :
Tout d’abord, il est à noter que ce processus de facturation électronique est plus rapide et coûte moins cher que les versions physiques. Cela permet alors de booster la productivité grâce à une optimisation du temps de travail. Ensuite, il s’agit d’un service totalement sécurisé et qualitatif où la majorité des actions sont prises en charge par une chaîne de facturation automatisée. Cette chaîne de facturation s’occupe notamment de la création du devis jusqu’à la validation du paiement.
L’amélioration des délais de paiement est également un plus dont les entreprises peuvent bénéficier. En effet, la dématérialisation des factures améliore le suivi des transactions, notamment grâce au fait que le processus garantit à 100 % la réception de la facture par le client. L’entreprise peut alors établir des relations plus sereines et plus saines avec les clients et les fournisseurs.
Dématérialiser les documents et les factures, c’est également participer à la préservation de l’écosystème. En effet, les factures papiers polluent fortement l’environnement de plusieurs manières : production de gaz à effet de serre, destruction des forêts pour la fabrication de papiers, pollution de l’environnement avec les papiers, etc.
Enfin, la dématérialisation des factures permet de réaliser un bénéfice. En effet, avec la mise en place de la facture électronique, les éditeurs de logiciels et de plateformes permettent de faire d’énormes économies vis-à-vis de l’abandon des versions physiques.
