On entend parler de facturation électronique ou de dématérialisation des factures, mais pourquoi se tourner vers cette voie ? Voici les avantages de dématérialisation des factures fournisseurs pour les entreprises.
Qu’est-ce que la facturation dématérialisée des fournisseurs ?
La facture électronique est un processus relativement simple qui vise à convertir les factures des fournisseurs du format papier au format numérique. Ce qui facilite grandement la gestion des factures fournisseurs : transfert et traitement. Les systèmes OCR sont utilisés pour lire et extraire les informations des factures numériques. Il s’agit d’un processus qui permet de modifier le texte et de l’intégrer directement dans le logiciel souhaité. La mise en œuvre de ces systèmes a été grandement simplifiée au fil des ans et la qualité des informations ainsi obtenues s’est également beaucoup améliorée.
Quels sont les avantages de la dématérialisation lors de la gestion des factures fournisseurs ?
La dématérialisation des factures fournisseurs présente de nombreux avantages. Les différents départements comptables et financiers peuvent standardiser leurs opérations et ainsi devenir plus efficaces : les processus peuvent être automatisés, le temps et le coût de traitement des factures et des rappels peuvent être réduits. Il y a une meilleure traçabilité de la comptabilité et les délais de paiement peuvent être gérés plus efficacement.
Faciliter la gestion des factures fournisseurs
La dématérialisation des factures fournisseurs est un enjeu majeur pour les entreprises. Outre les économies de temps et d’argent, la dématérialisation permet aux différentes équipes impliquées de bénéficier de flux de travail rationalisés :
- le traitement des factures sera plus rapide : réception par voie dématérialisée, archivage plus facile ;
- avec l’essor du télétravail, la logistique ne sera plus un obstacle pour diverses tâches quotidiennes ;
- lier les outils de dématérialisation et les outils de comptabilité permet de gagner du temps ;
- les relations avec les fournisseurs sont plus fluides ;
- les circuits de validation peuvent être mis en place rapidement et facilement pour accélérer divers processus de traitement.
Éliminer le traitement manuel des factures
Outre la lecture des informations figurant sur les factures, de nombreux OCR vous permettent d’automatiser les écritures comptables. Cela peut réduire considérablement le temps nécessaire à la saisie des factures et le nombre d’erreurs de saisie. Les délais de transfert des données étant particulièrement courts, les entreprises peuvent procéder à des ajustements ou demander des modifications des informations relatives aux factures plus rapidement. Vous épargnerez à votre personnel des tâches inutiles de saisie manuelle de données, de photocopie, de conversion, d’archivage et d’envoi, qui n’apportent aucune valeur ajoutée.
Réduire les coûts d’exploitation
Cette gestion des factures fournisseurs permet au service comptable de traiter davantage de factures et donc de faire face à la croissance et aux flux de l’entreprise sans augmenter proportionnellement la taille du service. Par conséquent, il y aura des économies nettes sur les coûts de stockage. Les factures devant être conservées pendant 10 ans, les factures papier nécessitent un espace de stockage, des consommables et une main-d’œuvre importants.
Faciliter de stockage et de récupération des factures des fournisseurs
Le stockage des factures papier est non seulement coûteux mais, il nécessite également une organisation particulière. Si vous devez vérifier une facture, vous devrez vous rendre dans l’entreposage des documents, effectuer une recherche et trouver la facture dont vous avez besoin. Dans ce cas, la façon dont les documents sont classés est très importante. Pour ne pas perdre de temps, vous pouvez parcourir la facture et la ranger ensuite. Ces différentes étapes représentent un temps important si l’on sait que le service comptable peut être amené à vérifier plusieurs factures plusieurs fois par jour. La dématérialisation des factures permet de centraliser et d’archiver toutes les factures dans un espace unique. Cet espace peut être partagé entre différents départements et parfois même avec vos fournisseurs. Pour éviter la gestion des factures fournisseurs en version papier, assurez-vous que le système de dématérialisation utilisé élimine complètement le support papier. Cela exige, entre autres, que vos documents soient dotés d’une signature électronique approuvée afin de garantir l’intégrité des documents signés, ainsi qu’une piste d’audit fiable.
Amélioration du suivi et des rapports
En mettant en place une plateforme de gestion des factures fournisseurs, vous pouvez accéder rapidement et facilement à des données pertinentes sur vos factures : statut de traitement de la facture, historique des échanges avec votre fournisseur et visibilité en quasi-temps réel des factures et des paiements. Ces plateformes proposent très souvent des rapports actualisés et synthétiques permettant de gérer le processus de gestion des factures d’un point de vue opérationnel et financier.
