Pour que votre entreprise soit prise au sérieux aussi bien par les clients que par les fournisseurs, partenaires ou prospects, il est crucial de rendre vos documents importants plus professionnels. Pour cela, vous devez y faire apparaître un certain nombre d’informations tout en veillant à leur présentation. On vous dit tout sur les meilleures astuces pour rendre vos documents importants plus pro.
L’utilité d’un tampon encreur personnalisé
Le tampon encreur fait partie des outils les plus utilisés par les professionnels. Pour cause, il permet d’authentifier plus facilement vos documents officiels, y compris les factures, les devis ou les contrats. En effet, avec un tampon encreur personnalisé, vous avez la possibilité d’ajouter à l’ensemble de vos documents toutes les informations utiles sur votre entreprise.
Il s’agit entre autres du nom de la société, de l’adresse du siège, de vos coordonnées et vos contacts ainsi que des mentions et des informations juridiques obligatoires qui doivent y figurer comme le stipule la loi. Forme de la société, TVA, code APE, numéro SIRET, voilà autant d’informations que le tampon encreur vous permet d’inscrire facilement sur vos documents officiels.
Par ailleurs, investir dans un tampon encreur personnalisé vous permet de gérer plus facilement certaines tâches du quotidien. Par exemple, avec un tel accessoire, vous pourrez marquer vos documents avec des mentions Vu, Payée, Archive, Acquittée, etc. Cela est d’autant plus utile lorsque vous devez marquer et classer un gros volume de documents.
En clair, le tampon encreur personnalisé est un outil très indispensable en entreprise. Quel que soit votre domaine ou le type de société que vous dirigez, c’est un accessoire indispensable qui rendra plus professionnel chacun de vos documents officiels.
Personnalisez vos trames de documents
L’un des moyens les plus sûrs de rendre vos documents officiels professionnels est de personnaliser les trames en y ajoutant soit le nom de l’enseigne, soit le logo de votre entreprise. Avant tout, personnaliser les trames de documents avec un logo permet au destinataire d’identifier plus facilement votre société.
Vous apparaissez ainsi aux yeux de votre cible comme étant une marque sérieuse. De plus, c’est un moyen de rassurer le client. En effet, les risques d’usurpation d’identité sont réels et l’un des meilleurs moyens d’attester de la provenance des documents est d’y faire apparaître le logo de la société.
Faites attention à la mise en page et à l’orthographe
Pour rendre vos documents officiels plus professionnels, vous ne pouvez pas faire l’impasse sur la mise en page et l’orthographe. Ce sont en effet deux éléments qui déterminent le sérieux d’un professionnel. En matière de mise en page, certaines règles sont à connaître. Selon le document dont il est question, vous devez créer un entête, un pied de page et définir les styles de texte. Pour ce qui est de la typographie, nous vous recommandons d’utiliser au maximum deux polices sur vos documents. Enfin, faites attention à l’alignement ainsi qu’aux couleurs utilisées.
En ce qui concerne l’orthographe, il est capital de produire du contenu sans fautes et respectant la langue française. Si vos documents comportent des fautes d’orthographe, il est clair que peu de gens vous prendront au sérieux.
