Un coffre fort numérique est un coffre-fort en ligne qui permet de stocker les fichiers importants. Il y a le coffre-fort numérique personnel et entreprise. Chaque offre présente différents avantages. C’est ce que nous allons vous faire découvrir.
Un coffre fort numérique pour un archivage sécurisé
Le coffre-fort numérique propose une grande capacité de stockage. Il peut contenir tous les documents électroniques de l’entreprise. Cela comprend :
- les bulletins de paie ;
- les contrats ;
- ou encore les factures.
Le coffre-fort virtuel permet de sauvegarder ces fichiers dans un espace sécurisé. Le fait d’utiliser un coffre fort numérique pour entreprise est un moyen de centraliser les données et d’éviter leur perte. Il peut s’ouvrir sur une tablette ou sur un ordinateur. Cet outil garantit la traçabilité et l’authenticité des documents. Il est préférable de disposer d’un système d’archivage électronique, en plus de votre e-coffre-fort. Pour accéder aux dossiers dématérialisés, il faut passer par un mot de passe et un système de chiffrement. Le coffre dispose aussi d’un logiciel d’empreinte d’intégrité. Ces mesures sont mises en place dans le but de protéger les archives.
Utiliser une solution de coffre fort numérique permet de réduire l’empreinte écologique
Un avantage écologique
La prise de conscience écologique a favorisé l’insertion des coffres-forts électroniques dans les entreprises. Il s’agit d’une solution de dématérialisation pour réduire l’impact écologique. Le coffre-fort en ligne aide à diminuer l’utilisation du papier. C’est le cas avec le bulletin de paie dématérialisé qui est directement envoyé au salarié concerné. Son utilisation est un pas vers le mouvement « zéro papier ». De plus, le coffre-fort numérique est un petit investissement durable. Il évite plus de neuf cent mille tonnes de déchets en papier. Quel que soit votre secteur d’activité, la numérisation est incontournable dans votre démarche écologique.
La coffre-fort numérique pour meilleure image de marque
Le coffre-fort numérique est un bon moyen d’améliorer votre image de marque. Il est un gage de qualité et de transparence auprès des collaborateurs. C’est un espace gratuit que vous allez mettre à leur disposition pour le stockage des fichiers. Cette simplification de la gestion est un avantage majeur pour les fidéliser et créer une meilleure relation professionnelle. Pour les prospects, cela démontre vos valeurs. En effet, vous laissez paraître l’importance de l’environnement dans vos processus de fonctionnement. Ainsi, vous projetez une image d’entreprise jeune et moderne et qui maîtrise l’évolution du marché. Cela permettra aussi de se démarquer de la concurrence.
Une solution de e-coffre-fort pour réduire les coûts de l’entreprise
La mise en place d’un e-coffre-fort permet à l’entreprise de réduire les coûts sur l’impression des documents. Vous pouvez compter de 10 à 30 centimes d’économie sur chaque document non imprimé. En plus, vous n’avez plus besoin de faire des stocks de papier et d’acheter des enveloppes pour l’envoi des dossiers. Les charges concernant l’achat des encres et les frais d’électricité liés à l’utilisation de l’imprimante sont en grande partie éliminées. Tout se fait et se gère en ligne. Après seulement un mois d’utilisation, vous allez pouvoir profiter de cette réduction de frais.
Un coffre fort numérique pour une meilleure gestion des ressources humaines
Un des avantages de cette solution est la facilité de gestion qu’elle procure. Un coffre-fort RH intégré simplifie les démarches administratives de l’entreprise. Il centralise les divers documents sur un seul logiciel. Leur conservation est assurée. Ce n’est pas toujours le cas des formats papiers qui peuvent se détériorer rapidement dans une salle de stockage classique. L’outil offre également la possibilité de grouper, de classer et de catégoriser vos documents professionnels selon votre organisation RH. Ainsi, les responsables peuvent facilement s’y retrouver.
Le coffre fort RH : un gain de temps et de place
Parmi les avantages, il y a aussi le gain de temps et de place. Avec un coffre-fort numérique, vous libérez de la place dans votre local professionnel. Les documents au format papier peuvent vous encombrer et nuire à votre bien-être au travail. Le logiciel permet de mieux aménager votre espace. Vous gagnerez aussi du temps dans le processus de gestion, car il rend inutiles les déplacements dans la salle d’archive. De votre bureau, vous avez accès à tous les dossiers de votre entreprise. Le coffre-fort limite le temps d’attente pour l’envoi des fichiers. Lorsque vous envoyez le bulletin de salaire en ligne, le concerné reçoit directement une notification.
Une mise en place autorisée par la loi du travail
La loi encourage fortement l’utilisation du coffre-fort virtuel dans la gestion des entreprises. Il faut noter qu’il n’est pas obligatoire, même si les avantages qu’il a à offrir ne sont pas négligeables. Des réglementations ont été mises en place pour les utilisateurs et les fournisseurs de coffre-fort numérique. Les normes techniques à respecter sont :
- les exigences de l’ANSSI : il s’agit de l’agence nationale de sécurité des systèmes d’information. Elle impose la conformité au chiffrement pour garantir une sécurité optimale ;
- la norme AFNOR NF Z 42 – 013 : elle regroupe toutes les recommandations sur le système d’archivage électronique ;
- le décret n° 2018-853 : c’est l’exigence de réversibilité. Les documents peuvent être récupérés si vous transférez ou fermez le coffre-fort en ligne.
