Longtemps sous-estimé, le back-office agit pourtant en complément au front-office. Il se charge de la gestion des opérations d’une entreprise. Cela implique les tâches administratives, les opérations financières et les missions liées à la gestion de projet. Grâce aux avancées technologiques, toute cette partie peut dorénavant être administrée via des outils informatiques. Ces derniers sont personnalisés et adaptés selon votre secteur d’activité. Nous vous présentons les avantages de ces logiciels de gestion de l’office.
Le back office pour gagner du temps
Dans la vie d’une entreprise, la digitalisation prend de plus en plus de place. Presque tous les procédés sont informatisés. Cela aide à gagner énormément de temps dans la réalisation d’un projet ou d’une mission. Grâce au développement de back office, vous éviterez les tâches de gestion chronographes et contraignantes au quotidien. Les gestionnaires permettent l’automatisation de la saisie des données et de leur mise à jour. Les procédures de traitement se déroulent sur un seul et même logiciel. Vous pourrez alors vous concentrer sur les objectifs importants de votre entreprise.
Une centralisation des données
La facilité et la rapidité d’accès
Un des avantages du backoffice ou BO est la possibilité de centraliser vos données. Être à plusieurs sur un même fichier risque de vous faire perdre des informations si les tâches sont mal réparties. Il peut exister plusieurs copies, dans différents emplacements, sur l’ensemble du système. Vous aurez alors du mal à savoir quelle version est à jour. Avec un backoffice, ce problème est vite résolu, car vos data sont stockées sur un logiciel unique accessible à tout moment. Vous trouverez le fichier dont vous aurez besoin en quelques clics seulement. Vous avez également la possibilité de connaître les personnes qui ont travaillé sur ce dernier. L’option import/export offre l’opportunité d’ajouter ou de télécharger un fichier au format souhaité.
La possibilité de contrôler les accès à vos informations
Outre la centralisation de vos données, vous profitez d’un contrôle total des accès. Vous décidez vous-même de qui peut ouvrir tel ou tel fichier. Vous définissez les termes et les paramètres selon vos besoins. Cela est possible à l’aide de la gestion des accès sur-mesure qui vient avec le logiciel intuitif. Vous êtes libre de choisir qui a le droit ou non de mettre la main sur certaines informations. Par exemple, il y a des services qui ne requièrent pas les données sur la finance ou la comptabilité. De même, tous les collaborateurs n’ont pas besoin de voir les détails de la gestion des ressources humaines.
Un suivi en temps réel
Le backoffice est moyen d’avoir une vue d’ensemble sur vos activités. Il propose un tableau de bord récapitulatif clair et détaillé. Il permet de garder un œil sur les évolutions et les changements possibles. Pour cela, vous avez :
- les notifications et les alertes sur le logiciel : elles vous tiennent au courant en temps réel. Vous pourrez choisir un signalement journalier ou hebdomadaire ;
- la fonctionnalité Workflow : elle aide à suivre le travail de chaque service ainsi qu’à analyser leur productivité. Elle se présente sous forme de statistiques.
Une sécurité optimale des données
Le respect des réglementations RGPD assure la sécurité de vos données. Elles exigent, entre autres, que vos données restent protégées et anonymes. Les informations sont hébergées sur des serveurs entièrement sécurisés avec un pare-feu physique. Elles ne seront accessibles que par vous et les personnes que vous y autoriserez depuis votre BO. Cela vous assure une protection contre les piratages de système informatique. Vous éviterez la perte des données provoquée par une quelconque panne.
