La majorité des entreprises procèdent à la facturation des produits vendus ou services rendus. Les factures établies constituent la preuve que l’opération commerciale a bien eu lieu. Une facture possède donc une valeur juridique. C’est également un justificatif comptable et il sert de support à l’exercice des droits sur la TVA. Toutefois, une entreprise n’édite ni ne transmet ses factures selon des règles qui lui sont propres. En effet, la facturation est fortement encadrée par une législation stricte. Découvrez tout de suite les obligations des entreprises en matière de facturation.
Qui est concerné par le processus commercial de facturation ?
Avant toute chose, définissons la facturation. Il s’agit d’un procédé consistant à établir une note détaillée des prestations ou marchandises vendues. Les entités juridiques concernées par la facturation sont donc les :
- Entreprises individuelles à responsabilité limitée ;
- Entreprises individuelles (EI) ;
- Les sociétés commerciales (SAS, SASU, SARL, EURL…) ;
- Les microentreprises.
Pour être conforme, une facture doit être rédigée dans la langue française. Les entreprises citées ci-dessus ont le choix entre fournir leur note sous format papier ou électronique. Pour cette dernière option, il est nécessaire d’user d’une signature électronique, d’un message structuré régi par une norme sécurisée ou un dispositif de contrôle. Ce type de démarche garantit l’authenticité des factures et l’intégrité de leur contenu, d’où l’intérêt d’utiliser un logiciel de facturation agréé par l’Etat.
Quand est-ce qu’une facture doit être établie ?
L’établissement d’une facturation devient obligatoire dans les cas suivants :
Entre professionnels
Une facture entre professionnels se doit d’être établie en cas de livraison des produits achetés ou à l’achèvement d’une prestation de service. Le professionnel acheteur est d’ailleurs tenu de réclamer une facture.
Professionnel à particulier
Lorsqu’un particulier achète un ou plusieurs produits à un professionnel, remettre une facture n’est pas automatiquement nécessaire. L’émission ne devient obligatoire que si :
- Le client le demande ;
- La transaction est faite à distance (vente par correspondance ou en ligne) ;
- Les livraisons intracommunautaires sont exonérées de TVA.
Si le particulier demande la réalisation d’une prestation de service au professionnel, la remise d’une facture n’est obligatoire que lorsque :
- Le client le demande ;
- Dans le cadre de certains travaux immobiliers ;
- Le prix de la prestation est supérieur à 25 € TTC.
Dans tous les cas, la facture est établie en double exemplaire. C’est l’original que le professionnel remet entre les mains du client. Par ailleurs, sachez qu’une facture peut être appelée « note » lorsque le particulier bénéficie d’un service. Pour les professions libérales, on parle de « note d’honoraires ».
Bon à savoir : en principe, une facture est délivrée au client au moment de la livraison des produits achetés ou après l’exécution de la prestation de services. Néanmoins, il reste possible de l’établir de manière différée ou périodique. Les entreprises peuvent les remettre à leur client en main propre, les envoyer par voie postale ou voie électronique (si le client accepte ce mode d’envoi).
Facturation : les mentions à insérer
Pour avoir une valeur juridique, une facture doit faire part de certaines mentions. À savoir :
- La dénomination sociale ou le nom du vendeur avec plusieurs renseignements (numéro SIREN, siège social, forme juridique de la société et numéro de TVA intracommunautaire).
- Des informations concernant l’acheteur ou le client, entre autres sa dénomination sociale, son adresse, sa structure juridique, son numéro de TVA intracommunautaire. Le client particulier peut s’opposer à la divulgation de son identité.
- Le numéro de la facture qui doit être présent sur chaque page si la note comporte plus d’une page.
- La date d’émission de la facture.
- La date de paiement et les pénalités encourues en cas de règlement tardif.
- La quantité, le nom et le prix unitaire hors TVA des marchandises ou services rendus.
- Le prix total hors TVA et le montant total de la TVA.
- Les réductions ou remises acquises à la date de la vente ou la prestation et directement en lien avec l’opération en question.
- Le cas échéant, les conditions d’escompte si le paiement est anticipé à une date antérieure ou si aucun escompte n’est pratiqué.
- Un délai de rétraction avec les modalités d’application ainsi que les garanties légales et contractuelles applicables dans le cadre des ventes en ligne.
- Le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement dans le cas d’une vente ou prestation de service entre professionnels. L’indemnité est due au créancier pour tout règlement intervenant après la date d’échéance.
Depuis le 1er octobre 2019, les professionnels doivent faire figurer sur leur facture deux nouvelles mentions. La première est l’adresse de facturation si elle est différente de celle du professionnel et du client. La seconde mention concerne le numéro du bon de commande s’il a été préalablement établi par l’acheteur.
Bon à savoir : Des mentions particulières sont applicables selon l’activité. Par exemple, les factures des entreprises effectuant des livraisons de bien intracommunautaires doivent mentionner « Exonération de TVA, article 262 ter 1 du CGI ». Dans le cas des entreprises bénéficiant du régime de franchise de base de TVA, la facture doit faire part de la mention « TVA non applicable, article 293 B du CGI ».
La numérotation des factures
Le processus de facturation obéit aussi à des règles de numérotation. Chaque note émise doit notamment comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique continue. Pour le reformuler d’une autre manière, une facture doit avoir une combinaison de chiffres qui lui est propre, tout en évitant les doublons et les trous.
Il appartient à l’entreprise de choisir la séquence qui lui convient. Ainsi, elle peut opter pour une simple numérotation (0001, 0002, 0003…) ou prévoir un préfixe en début de numérotation (2020-01-0001) (à lire aussi : Bien choisir son cabinet de comptabilité ). La numérotation peut être remise à zéro à la fin d’une période prévue.
Le délai de conservation des factures
Selon la législation fiscale, les entreprises doivent garder les factures adressées à leurs clients au moins 6 ans à partir de la date d’établissement de la facture ou à la date de la dernière opération mentionnée sur les registres de la société. Par contre, le code du commerce préconise une conservation de 10 ans à compter de la date de clôture de l’exercice.
Suppression, annulation et rectification de facture : est-ce possible ?
La suppression d’une facture est impossible. Toutefois, l’annulation et la rectification sont des démarches réalisables. Dans les deux cas, il faut établir une nouvelle facture ayant pour but de remplacer la précédente et faisant référence à la facture sur laquelle elle porte. La nouvelle facture doit faire mention de celle à remplacer.
Non-respect de l’obligation de facturation
La loi prévoit une sanction en cas de non-respect de l’obligation de facturation. Elle se traduit par une amende de 75 000 € pour une personne physique et 375 000 € pour une facture fictive. La sanction peut être plus lourde en cas de factures fictives ou factures de complaisance.
