Avec l’avènement du digital et du télétravail, la dématérialisation des documents s’accélère au niveau des entreprises. En effet, les contrats, les factures, les fiches de paie et les autres documents numériques sont plus pratiques et plus économiques. Toutefois, l’émission, le stockage et la conservation de ces données sensibles sont strictement régulés par le code du travail et certaines normes. Cela a notamment pour objectif de sécuriser les documents, d’en garantir la mise à disposition et d’en faciliter l’usage. Pour le bon fonctionnement de votre entreprise, voici quelques conseils pour la sécurité de vos documents professionnels.
Dématérialiser les archives pour éviter certains risques
Les documents imprimés ne sont pas à l’abri d’éventuels risques d’incendie, d’inondation, de perte et d’espionnage. C’est notamment pourquoi de nombreuses entreprises ont déjà franchi le cap de la dématérialisation des documents. Cette méthode de gestion facilite d’ailleurs le classement des dossiers qui peuvent être plus rapidement trouvés. De plus, contrairement à une salle d’archive, cela permet aussi de mettre en place un dispositif d’accès sécurisé pour éviter des consultations non autorisées des archives de l’entreprise. Toutefois, l’envoi des documents numériques professionnels par email présente des risques quant à la confidentialité des informations. Les solutions de stockage choisies doivent également être sécurisées et garantir la conservation légale pendant plusieurs années. C’est surtout dans ce cadre qu’opter pour un archivage dans un coffre-fort numérique s’avère être plus rassurant. En particulier, O’Coffre permet de mettre les documents professionnels à l’abri de tous les éventuels risques, tout en proposant une plus grande facilité de gestion. D’ailleurs, cette solution propose le cryptage et l’horodatage conformément aux normes en vigueur. Vous pouvez également y gérer les droits d’accès nécessaires à vos collaborateurs. D’autre part, la dématérialisation des archives est soumise à des risques de fraude, il est ainsi essentiel pour les entreprises de garantir l’authenticité de chaque document comptable, contrat, bulletin de paie, factures… Dans ce cadre, nous vous conseillons O’Coffre, qui permet à vos documents et signatures numériques de profiter d’une véritable valeur juridique. En effet, ce coffre fort numérique garde les traces d’émission et de réception des documents pour en prouver l’originalité.
Passer aux documents numériques pour améliorer les performances de l’entreprise
Pour mettre les clients et partenaires dans un climat de confiance, il est essentiel pour l’entreprise de garantir la sécurité et la confidentialité des données échangées ou traitées. Dans ce cadre, l’utilisation d’une solution de protection efficace des informations va favoriser la prospection et la fidélisation des clients. Les outils utilisés doivent notamment prioriser le contrôle des autorisations d’accès aux informations. De plus, ils doivent également garantir la facilité de restauration des données en cas de besoin. En effet, les documents numériques ne sont pas à l’abri des suppressions accidentelles et des incidents techniques. D’autre part, grâce à l’archivage sécurisé dans un coffre-fort numérique, les documents sont plus faciles à gérer et à retrouver. Cela permet notamment aux services en relation avec les clients de fournir des prestations de meilleure qualité à ces derniers. En contribuant à optimiser l’expérience client, l’utilisation d’un coffre-fort numérique permet ainsi aux entreprises d’améliorer leur image de marque.
