Avec la popularité grandissante des logiciels de gestion d’entreprise, les documents dématérialisés ont totalement évincé les documents papier. D’ailleurs, les sociétés qui proposent des coffres forts numériques sont de plus en plus nombreuses. Parmi ces derniers, on peut citer Arkevia. Définition, avantages et utilisation, on vous présente ce coffre-fort électronique.
Présentation de Arkevia
Comme énoncé plus haut, Arkevia est un coffre-fort numérique, aussi appelé coffre-fort électronique salarié. Il permet de stocker des documents personnels et professionnels de manière sécurisée, tels que :
- Les bulletins de paie
- Les documents produits par TEAM SRH
- Les factures
- Les pièces d’identité
- Les diplômes…
Arkevia a été développé au sein du groupe Cegedim. Grâce à sa technologie et à son niveau de sécurité élevé, il permet de partager des documents entre utilisateurs connectés, en toute confidentialité. En effet, c’est un outil très fiable pour la conservation des fichiers importants.
Fonctionnement d’Arkevia
Du côté de l’employeur
L’employeur peut déposer des documents numériques sur le coffre-fort électronique. Il pourra ensuite les partager avec ses salariés quand il le souhaite. Notons que les fichiers stockés sur Arkevia sont hautement sécurisés. Toutefois, l’employeur est tenu de toujours informer les salariés s’il distribue leurs bulletins de salaire sous forme électronique et non en version papier, bien qu’il n’ait pas besoin de leur accord préalable.
Du côté de l’employé
Chaque fois que l’employeur partage des documents au salarié, ce dernier reçoit une notification par mail, l’invitant à consulter son coffre-fort numérique. Grâce à Arkevia, la création de répertoires est possible pour optimiser la gestion des documents électroniques. Il faut noter que le salarié peut également choisir de recevoir ses documents en version papier. Pour cela, il doit en faire la demande à son employeur dans un délai de 30 jours, après son arrivée à l’entreprise. Sinon, l’archivage se fera automatiquement en version numérisée.
Les avantages d’Arkevia pour l’entreprise
Le coffre-fort électronique salarié présente de nombreux avantages. On peut citer :
L’archivage à valeur probante
Les documents stockés sur Arkevia ont une valeur juridique, notamment grâce à la signature électronique apposée par les utilisateurs. Ils peuvent donc être destinés aux mêmes fins que les documents papiers légaux.
Une protection maximale des documents
Sur le coffre-fort, vos documents seront protégés contre les pertes et les vols. De plus, l’accès est sécurisé et garanti, même en cas de démission de l’entreprise. Vous seul pourrez accéder aux documents stockés sur votre coffre-fort virtuel.
Une optimisation des tâches et un gain de temps
De leur côté, les RH ne perdront plus de temps à imprimer les documents à partager avec les salariés. Cela permet également de réaliser des économies sur le papier. Quant au salarié, il peut télécharger les pièces justificatives quand il le souhaite, sans avoir à passer par les RH. Tout le monde est donc gagnant !
Une meilleure image
Le recours à Arkevia redorera l’image d’une entreprise, car il s’agit d’une démarche à la fois écologique et innovante.
De nombreuses fonctionnalités
Les bulletins de paie peuvent être reçus au format PDF et signés. De même, les documents peuvent être annexés à ceux-ci. Quant aux bulletins de salaire, ils peuvent être conservés sur l’outil pour une durée de 50 ans.
Comment se connecter à son myarkevia ?
Pour se connecter à myarkevia, rien de plus simple. Suivez juste les étapes suivantes :
- Rendez-vous sur la page de connexion de myarkevia
- Renseignez votre nom d’utilisateur et votre mot de passe pour vous connecter. Ce dernier vous est communiqué au moment de l’inscription. Toutefois, il est recommandé de le changer directement pour bénéficier de plus de sécurité.
- Une fois que vous accéderez à votre espace, l’écran de connexion s’affichera à vous
- Si vous ne parvenez pas à vous connecter, vous pouvez contacter l’assistance ou bien voir les options de dépannage.
En cas d’oubli du mot de passe, vous devez saisir l’adresse mail communiquée lors de votre inscription, ainsi que votre SIREN. Vous recevrez ensuite un nouvel identifiant et un nouveau mot de passe pour pouvoir accéder à myarkevia.
Consultez vos documents RH en quelques étapes
Tout d’abord, il faut noter que myarkevia est consultable en ligne, depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone. Vous pouvez donc accéder à vos documents depuis chez vous ou votre bureau et ce, 24h/24 et 7j/7. De plus, son utilisation est relativement simple. Pour consulter vos documents en ligne, voici comment procéder :
- Rendez-vous sur la page de connexion myarkevia en suivant le lien officiel http://www.myarkevia.com
- Suivez les étapes mentionnées plus haut pour pouvoir accéder à votre espace numérique
- Consultez vos documents.
