Recevoir et comptabiliser les paiements anticipés d’un client est une tâche qui exige une attention particulière à la façon dont les écritures sont passées dans les registres comptables d’une entreprise. Le processus consiste habituellement à qualifier le type de paiement reçu, puis à inscrire les postes au grand livre général afin qu’une fois que les biens et services liés au paiement sont facturés, le paiement puisse être appliqué correctement. Le processus exact varie légèrement selon la mesure dans laquelle l’entreprise utilise les principes comptables généralement reconnus.
Les étapes susceptibles d’être utilisées pour comptabiliser ces paiements anticipés
Comptabilisez le paiement anticipé. Ce sera soit au bilan, soit au compte de résultat selon la classification des paiements (qui est basée sur le fait qu’un pourcentage du travail/service a déjà été fourni ou non). S’il est classé comme « produits constatés d’avance », le montant peut être inscrit au bilan de l’entreprise au passif du poste « produits constatés d’avance ». Une note qui relie le revenu au numéro de compte du client en question facilitera le déplacement du solde une fois qu’une facture aura été créée.
Créez un compte spécial dans le journal de comptabilité de l’entreprise. Étiquetez-le « Dépôts des clients » ou « Ventes prépayées ». Vous pourriez penser qu’un dépôt d’un client serait un revenu direct, mais puisque vous « devez » quelque chose au client, il s’agit en fait d’un passif pour l’entreprise.
Lorsque le travail est terminé, envoyez une facture au client. Notez sur la facture le montant de l’acompte déjà versé et soustrayez-le du montant total dû. Les produits peuvent être constatés lorsque le travail est terminé et que le client a été facturé, et non lorsque l’argent est reçu.
Effectuez les transactions une fois la facture enregistrée. Le revenu non gagné sera ainsi retiré du bilan, puisqu’il peut maintenant être compté comme un paiement sur un numéro de facture spécifique figurant dans les comptes créditeurs ouverts et considéré comme faisant partie des comptes débiteurs de la période. Le revenu gagné de la même manière peut être transféré d’un poste en suspens de l’état des résultats appliqué au solde de la facture.
Enregistrer le montant de l’acompte versé par le client. Dans votre journal comptable, débitez le compte Espèces et créditez le compte Dépôts du client du même montant. Les débits augmentent les dépenses, les actifs tels que les liquidités ou l’équipement et les comptes de dividendes. Les crédits diminuent ces comptes et augmentent les comptes de passif et de capitaux propres.
Reliez le paiement anticipé à un compte client. S’il s’agit d’un nouveau client, créez un compte client dans les enregistrements comptables. Le détail des recettes gagnées ou non gagnées doit également être comptabilisé dans ce compte, en attendant d’autres mesures telles que le traitement de la commande et la création de la facture pour cette commande.
Tenez de bons dossiers. Les copies papier de tous les documents relatifs à chaque paiement de client doivent être conservées pendant au moins un an jusqu’à ce que vos comptes aient été vérifiés et que vos impôts aient été versés. Vous pouvez ensuite conserver la documentation sous forme électronique pendant au moins sept ans.
Indiquez le type de paiement anticipé. Cela dépend si les biens ou les services ont été livrés ou non. Le paiement anticipé est considéré comme un produit gagné si le paiement concerne des biens et services qui ont été partiellement ou totalement livrés au client, mais qui n’ont pas encore été facturés.
Inscrivez l’opération dans votre journal comptable. Les revenus sont crédités de 5 000 $, les comptes clients sont débités de 4 000 $ et les dépôts des clients sont débités de 1 000 $. C’est ainsi que vous comptabilisez les revenus de l’entreprise, en convertissant un passif (travail) en un actif (comptes débiteurs).
