Pourquoi utiliser une plateforme de gestion événementielle et comment la choisir ?
Les organisateurs d’événement ont un réel besoin d’une plateforme leur permettant de simplifier les étapes de planification événementielle. Pour répondre à leurs attentes, les développeurs technologiques ont mis en place une plateforme de gestion d’événement. Il s’agit d’une solution événementielle adaptée à tous ceux qui exercent dans l’organisation d’événement, notamment l’organisation d’activités engageantes. Découvrez dans cet article les essentiels à savoir sur cette plateforme d’organisation d’événement, son importance et les éléments à considérer pour bien la choisir.
Qu’est-ce qu’une plateforme de gestion événementielle ?
Une plateforme de gestion événementielle est un logiciel spécifique créé pour organiser un événement tout en profitant d’une expérience de planification agréable. Elle est conçue conformément aux besoins des organisateurs événementiels pour impressionner les participants. Grâce à cette plateforme de gestion d’événement tout-en-un, ils peuvent gérer leur activité événementielle de A à Z. Cet outil d’organisation d’événement est constitué :
- d’un back-office en ligne ;
- d’une interface participant (application mobile) ;
- d’une solution logicielle proposée en mode SaaS.
Les intérêts d’une plateforme de gestion événementielle
Amélioration de la coordination des équipes
Un logiciel de gestion d’événement est un outil utile à toutes les équipes associées à l’organisation d’un événement. Les ventes, la comptabilité, la logistique, le marketing et bien d’autres peuvent être coordonnés via une seule plateforme. Au moindre changement, tout le monde est informé en temps réel. La coordination des équipes avec une telle application implique la transparence entre les services qui travaillent sur une base de données unique.
Une solution moins coûteuse
Grâce à la plateforme de gestion événementielle, chaque personnel peut accéder à une vue d’ensemble du budget requis pour organiser un événement. Ainsi, les organisateurs peuvent améliorer le rendement de l’activité en se déchargeant des tâches chronophages et de faible intérêt.
Simplification de l’expérience participant
En intégrant un outil entièrement numérique dans l’organisation d’événement, les organisateurs participent à la modernisation de leur image. La Plateforme de gestion d’événement tout-en-un permet à leurs invités de découvrir une expérience cohérente et de retrouver l’ensemble des informations utiles à l’événement : dress code, intervenants, agenda personnalisé, etc.
Autres avantages
Utiliser une plateforme de gestion événementielle procure d’autres bénéfices aux organisateurs d’événement parce qu’elle leur permet :
- d’avoir tous les outils nécessaires pour planifier un événement du début jusqu’à la fin ;
- de trouver et d’attirer les participants du monde entier en créant des expériences à l’image de leur marque ;
- d’analyser et d’exploiter des données d’un événement pour optimiser leur impact (chiffres clés avant, pendant et après l’événement), etc.
Critères de choix d’une plateforme de gestion événementielle adaptée à vos besoins
Organiser un événement requiert un outil performant caractérisé par les aspects suivants pour créer une expérience mémorable pour les participants :
- des options de communication efficaces et pratiques ;
- l’accès à des outils d’interactivité supplémentaires simplifiant le bon déroulement d’un événement (tchats, questions-réponses, sondages, Q&A, Photobooths, des jeux, …) ;
- la qualité globale de la plateforme : fonctionnement dans les coulisses, pendant et après la diffusion en direct ;
- les éléments interactifs disponibles rendant votre expérience virtuelle impeccable et unique pour aboutir à un événement inclusif pour le public ;
- la possibilité de concevoir un environnement accueillant et d’utiliser une application mobile permettant de rendre un événement plus attractif, etc.
