S’étant démocratisé durant les confinements qui se sont succédé, tant sur le territoire national qu’à l’international, le télétravail fait dorénavant partie intégrante de nos mœurs actuelles. Il constitue une réalité prégnante au sein du monde professionnel, d’autant que travailler à distance est l’un des principaux besoins des actifs. Il a été constaté que près de 49 % des travailleurs ont déclaré que le télétravail a considérablement réduit leur stress au travail. De même, environ 80 % des salariés qui ont télétravaillé pendant la crise Covid-19 souhaitent que cette pratique se prolonge.
Cependant, la collaboration entre les salariés détachés et ceux sur site n’est pas toujours une mince affaire pour les sociétés qui ont déjà sauté le pas. Pour qu’elle devienne aussi efficace que fluide, les entreprises doivent se réorganiser minutieusement et stratégiquement.
Les risques et enjeux liés à la collaboration à distance en télétravail
Qui dit travail à distance, dit absence de présence physique et interactions limitées entre salariés, ce qui présente un risque de déperdition d’informations au sein d’une même équipe. La collaboration à distance peut aussi être synonyme d’isolement pour chaque salarié en télétravail et réduire le sentiment d’appartenance à l’entreprise. D’où l’importance d’une collaboration agile et efficace.
Le télétravail implique aussi parfois une distance géographique importante avec des collaborateurs détachés dans plusieurs pays et sur des fuseaux horaires différents. Ceux-ci sont, dans ce cas, peu susceptibles de s’engager dans une communication synchronisée en raison de leurs heures de travail qui ne coïncident pas. Lorsque la communication est asynchrone, les travailleurs répartis aux quatre coins du globe risquent de se confronter à des soucis de coordination au niveau du partage de connaissances et d’informations. Cela peut rapidement entraver le bon fonctionnement de l’équipe. Des délais supplémentaires peuvent en plus avoir lieu dans le traitement des dossiers.
Les outils de communication inadaptés, peu efficaces et difficiles à maintenir et à maîtriser figurent aussi parmi les risques liés à la collaboration à distance en télétravail. Lorsque ces dispositifs ne sont pas choisis stratégiquement et ne s’accordent pas aux besoins réels des travailleurs détachés, ils débouchent indubitablement sur la baisse de motivation et de performance. Les salariés auront du mal à en tirer le meilleur parti et les interactions entre eux en subiront les conséquences.
À tout cela s’ajoutent les processus organisationnels contraignants ou inadaptés au télétravail. C’est bien sûr ce point précis qui se trouve à l’origine de la réticence de certaines entreprises à l’idée de jouer la carte de la collaboration à distance. La mise en place de ces processus est loin d’être une partie de plaisir. Or, lorsqu’ils ne sont pas bien réfléchis, ils peuvent empêcher les télétravailleurs de s’épanouir pleinement au point de les inciter à quitter leur poste. Ils risquent de surcroît d’engendrer une surcharge au travail qui, à son tour, accentue le stress et la charge mentale des collaborateurs.
La gestion en pratique de la collaboration à distance
S’il est vrai que le télétravail présente certains risques liés à productivité et l’efficacité, ils peuvent être évités en adoptant de bonnes pratiques.
Des points réguliers pour assurer communication, écoute et entraide entre collaborateurs
L’idée est d’améliorer significativement les relations sociales malgré la distance pour ainsi maintenir une proximité relationnelle. Il faut arriver à rompre l’isolement du salarié détaché et renforcer le sentiment d’appartenance ainsi que l’engagement de chacun. Cela va aussi rendre la communication entre collaborateurs plus fluide, efficace et transparente.
Pour y parvenir, il apparaît opportun d’organiser de courtes réunions quotidiennes ainsi que des points hebdomadaires par visioconférence. Le but étant de :
- rappeler à ses équipes les objectifs à atteindre;
- les dynamiser et les motiver au maximum;
- accroître leur vigilance;
- inciter les salariés à faire part de leurs connaissances;
- les rapprocher malgré la distance qui les sépare;
- échanger très rapidement des informations;
- remettre toute l’équipe sur de bons rails de façon collective;
- anticiper les dysfonctionnements;
- etc.
L’employeur ne doit pas hésiter à interagir régulièrement avec chacun de ses salariés, sans pour autant lui mettre la pression. Ce faisant, il peut suivre en temps réel l’avancement de ses travaux, comprendre ses difficultés, anticiper l’évolution de ses besoins, mesurer son degré d’engagement ainsi que son niveau de satisfaction. L’entreprise se doit d’encourager tous les télétravailleurs à communiquer de façon régulière, comme s’ils étaient sur site.
Le recours à la méthode agile
Cette tactique va à contre-courant de la méthode classique appelée « waterfall » qui exige la planification de A à Z du projet avant même son développement. Elle consiste en la décomposition d’un projet en courtes itérations dites « sprints ». Une fois que le premier objectif se concrétise, on peut s’attaquer au suivant, et ainsi de suite. Durant ce parcours, l’entreprise peut ajuster si besoin ses objectifs pour gagner en efficacité. À la clé, elle gagne aussi bien en créativité qu’en flexibilité dans la conduite de ses projets.
Cette approche innovante se révèle particulièrement efficace pour le télétravail et la collaboration à distance. Il faudra commencer par mettre tous les télétravailleurs sur la même longueur d’onde. L’employeur doit prendre le temps d’évaluer les exigences de chaque salarié. Il doit en plus faire en sorte que toute l’équipe comprenne et adopte la manière dont le flux de travail évoluera.
Une fois tout le monde d’accord, il faut désigner un manager qui aura la responsabilité de piloter le projet. Il convient aussi d’équiper comme il se doit chaque collaborateur en mettant à sa disposition tout ce dont il a besoin pour réussir et être heureux dans l’exercice de ses fonctions. L’entreprise doit placer la communication au cœur de sa méthode agile et faire en sorte que les interactions soient aussi qualitatives que fluides. Il ne faut surtout pas négliger les feedbacks et les KPI. C’est ce qui permettra au manager de distinguer ce qui fonctionne réellement ou non.
L’utilisation d’outils collaboratifs communs et « user friendly »
Dans le cas présent, l’objectif est de faire en sorte que la communication entre collaborateurs soit la plus fluide et la plus transparente possible et d’améliorer significativement la collaboration. L’entreprise doit ainsi privilégier les outils collaboratifs communs permettant :
- le partage en temps réel d’informations;
- la communication en temps réel entre salariés;
- l’attribution des tâches;
- la gestion et la validation des tâches;
- le passage de relais sur les opérations complexes;
- le suivi de l’avancement des projets;
- l’organisation de réunions;
- le partage de documents à jour;
- etc.
Dans l’idéal, elle doit mettre en place un réseau social d’entreprise. Chaque outil qu’elle choisira doit être « user friendly », c’est-à-dire facile à s’approprier, à prendre en main et garantissant une utilisation intuitive et simple.
