Rationnaliser le mode de gestion de votre entreprise s’avère être une technique infaillible pour limiter les dépenses et utiliser les ressources à bon escient. Il n’est pas toujours évident d’y arriver, mais on essaie justement de vous aider, et ce, en vous accompagnant durant toute cette expérience, à l’issue de laquelle vous saurez comment éviter les gaspillages.
Gérer et organiser ses dépenses est une étape incontournable de toute entreprise au moment de la croissance de ses activités. Une gestion anticipée, maitrisée et efficace de vos dépenses vous permettra d’améliorer ce que l’on appelle le « Free Cash Flow », ou en français votre flux de trésorerie.
Afin d’arriver à une bonne maîtrise des dépenses de votre entreprise, vous devez surtout :
- connaître les meilleures pratiques du moment ;
- appliquer des process cohérents grâce à des outils performants ;
- mesurer vos progrès régulièrement.
Contrôler les dépenses d’une entreprise : la nécessité d’une politique de gestion
L’établissement d’une politique des dépenses est une solution clé pour contrôler et surtout limiter les dépenses de votre entreprise. Elle consiste à prendre en compte certains points et critères dans le fonctionnement de cette dernière. Sachez que vous devez la diffuser et informer tous les membres de l’entreprise ainsi que les salariés pour qu’elle soit efficace et effective.
Cette politique consiste à déterminer ou évaluer votre budget. Il est primordial de fixer ou définir un budget pour une catégorie de dépense en particulier. Le but est d’utiliser chaque somme de la meilleure manière possible. Et ce, sans en gaspiller une miette. Elle permet d’avoir un plafond et de savoir, avant même de dépenser, la somme minimale et la somme maximale qui vous est donné pour une telle ou une telle dépense. C’est par exemple le cas pour les hôtels et les vols que vous offrez à vos salariés. La question est de savoir préalablement si vous pouvez ou pas payer des établissements 4 étoiles et des vols en première classe.
Etablir une politique des budgets nécessite aussi la mise d’une certaine partie du budget de côté pour les dépenses imprévues et les dépenses courantes. Ceci, toujours dans l’optique de limiter et éviter l’excès. Et qui plus est, il est possible d’engager un manager pour contrôler chaque dépense et vérifier qu’elles rentrent toujours dans ledit budget. Il est également important de l’assortir avec des sanctions pour bien encadrer les salariés. Ce système vise à pénaliser des salariés qui ne respectent pas les objectifs.
Enfin, vous devez bien évidemment impliquer vos collaborateurs dans les processus d’achat et de politique des dépenses. Pensez à mettre en place une politique de comparaison tarifaire systématique, notamment au travers d’outils de comparaison spécialisés dans les offres de services aux entreprises.
Avoir un meilleur « free cash flow » avec une politique de dépense digne de ce nom
Les divers déplacements des salariés constituent les dépenses les plus onéreuses de l’entreprise. Pour contrôler et surtout limiter la note de frais des salariés en déplacement, il est conseillé de vous servir d’une carte professionnelle. Il s’agit d’une carte comme toutes les autres et dont le relevé complet est envoyé à l’employeur à chaque fin du mois. En guise de contrôler, vous pouvez fixer un plafond pour les dépenses. D’ailleurs, les débits peuvent varier en fonction du nombre de jours d’utilisation. Le relevé reçu vous permet de suivre et vérifier les dépenses de chaque salarié auquel vous assignerez la carte. Cette solution est donc bien plus pratique, efficace et fiable que de confier de l’espèce à votre collaborateur. Néanmoins, l’utilisation, les formalités et la gestion de chaque carte sont à la fois chers et complexes.
