Classer et conserver correctement ses documents administratifs sont d’une importance capitale pour assurer la bonne gestion de ses affaires personnelles ou professionnelles. En effet, les différents type de documents doivent être soigneusement triés, classés et archivés pour éviter toute perte d’information cruciale. Un système de classement efficace et régulièrement mis à jour est donc essentiel pour une gestion saine et efficiente de ses affaires.
Comment classer ses documents administratifs ?
Pour classer les documents administratifs efficacement, vous devez mettre en place un système de classement clair et organisé.
Trier les documents
Commencez par trier les documents en fonction de leur nature (factures, relevés, courriers, etc.) afin de pouvoir les classer de manière cohérente. Pour ce faire, vous pouvez utiliser :
- des boîtes ;
- des chemises ;
- des pochettes ;
- des intercalaires ;
- des classeurs, etc.
Ils pourront vous aider à ranger les documents de façon ordonnée.
Mettre en place un plan de classement
Pensez à mettre en place un plan de rangement qui permettra de retrouver facilement les documents lorsque cela sera nécessaire. Le classement peut être fait de manière chronologique, alphabétique, par catégories ou en fonction de tout autre critère pertinent. Vous pouvez utiliser des sous-dossiers, des classeurs suspendus ou des trieurs pour ranger les documents de manière plus précise.
Archiver les documents
Pour faciliter l’archivage des documents, pensez à numériser les documents papier et à les conserver de manière électronique. Cela permet de gagner de l’espace de rangement et de faciliter la recherche des documents en les conservant dans un ordinateur ou un système de gestion électronique de documents GED tel que Google Drive.
Respecter la durée de conservation
Vous devez respecter la durée de conservation légale des documents comptables et administratifs, en les archivant de manière sécurisée dans un coffre-fort ou dans une armoire. Veillez à mettre en place une gestion documentaire efficace en nommant clairement les fichiers et en utilisant des mots-clés pour faciliter la recherche des documents.
Quelle est la durée de conservation des documents administratifs ?
De nombreux documents doivent être conservés pendant des durées spécifiques, en fonction de leur nature et de leur importance. Celles-ci varient en fonction du type de document et de la législation en vigueur. Par exemple, les factures, les relevés de compte, les certificats et les registres comptables sont conservés pendant au moins dix ans à compter de la dernière échéance ou de la clôture de l’exercice auquel ils se réfèrent. Les documents relatifs aux sinistres, aux accidents du travail ou encore aux droits à la retraite doivent quant à eux être conservés pendant une durée indéfinie. Concernant les documents fiscaux, tels que les avis d’imposition, les déclarations d’impôts ou les justificatifs de paiement des impôts locaux, ils doivent être conservés pendant au moins 6 ans à partir de la date de leur émission. Les documents liés à la copropriété, comme les relevés de charges, les quittances ou les bordereaux de chèques, sont à conserver pendant au moins dix ans à partir de la fin de l’exercice auquel ils se réfèrent.
