De plus en plus de professionnels décident aujourd’hui de se tourner vers le télétravail. Des outils adaptés au travail à distance avec des free-lance, des partenaires ou d’autres collaborateurs sont nécessaires. Dans ce cadre, les logiciels ont été adaptés au mode de travail (le Cloud) et au poste de travail (tablette, smartphone ou ordinateur). Topo sur les outils collaboratifs, leurs utilisations et leurs avantages.
Le point sur les outils collaboratifs
Les outils collaboratifs sont essentiels pour réussir aussi bien en entreprise qu’en télétravail. Ils se multiplient avec la création de nouvelles formes de travail. Les collaborateurs étant de plus en plus mobiles, ils ont besoin d’outils performants pour pouvoir travailler efficacement en dehors des murs du bureau. Aujourd’hui, vous avez l’embarras du choix parmi une large sélection d’outils collaboratifs.
Qu’est-ce qu’un outil collaboratif ?
Un outil collaboratif ou Groupware est un logiciel regroupant plusieurs briques technologiques et logicielles qui rendent possible le travail à distance entre plusieurs personnes. Il est accessible depuis un ordinateur fixe et est également disponible dans certains cas sur les appareils mobiles. Il simplifie le partage d’informations, mais aussi de données avec la synchronisation comme maître mot. En effet, la mise à jour des éléments se fait en temps réel et ils peuvent être consultés où que vous soyez.
Les catégories existantes
Vous avez le choix parmi plusieurs outils de travail collaboratif classés par catégorie. Ils favorisent la communication ainsi que la synchronisation des équipes, mais aussi le partage. Les quatre grandes familles regroupent les outils usités pour la formation à distance, la communication, l’organisation, le stockage, le partage et la création.
L’on retrouve ainsi :
- les outils d’écriture collaborative qui permettent de travailler ensemble sur un document ou de prendre des notes de manière collective ;
- les outils de partage et de stockage de fichiers, accessibles entre autres sur le site www.oodrive.fr ;
- les outils de gestion de projet pour suivre rigoureusement les différentes étapes d’un projet ainsi que les tâches à accomplir ;
- les outils de brainstorming collectifs qui servent à rassembler les idées au moyen de tableaux collaboratifs ou de cartes heuristiques ;
- les outils de communication pour le maintien d’une relation de confiance entre le collaborateur et le manager ;
- les outils de gestion de la relation client ou CRM qui simplifient la centralisation des échanges avec les clients et les prospects ;
- les outils de planification de réunion ;
- les outils de gestion d’agenda ;
- les outils de réunion à distance.
L’efficacité des outils collaboratifs à distance
Aujourd’hui, le digital vous donne la possibilité de transformer votre entreprise grâce aux analyses en continu de data, mais aussi aux outils de travail collaboratif. Parmi ces derniers, les concepteurs proposent entre autres Oodrive, Skype Entreprise, Dropbox Business, Google Drive Business ou Trello.
L’importance de la bonne gestion des données sensibles
Lorsque l’on travaille sur le web, la bonne gestion des données sensibles est primordiale. Les outils collaboratifs dédiés à cet usage, dont Oodrive, vous permettent de synchroniser vos documents et de les partager en toute sécurité. Pour sécuriser au maximum vos échanges numériques, cette plateforme SaaS met l’accent sur la confidentialité ainsi que sur la sécurité des données, car il se conforme aux certifications internationales et françaises les plus rigoureuses. Par ailleurs, il se spécialise dans le partage de fichier sur Google Drive et propose divers produits dédiés. Oodrive propose aux professionnels des solutions hautement sécurisées de sauvegarde et de partage de signature électronique ou de fichiers lourds.
Pourquoi les utiliser ?
Les outils collaboratifs sont une nouvelle manière de travailler en entreprise. Ils permettent de travailler, mais aussi de communiquer et de faire avancer votre projet professionnel en temps réel. Ils contribuent à réduire les mails et favorisent davantage de synergie au sein des équipes. Leur utilisation met également fin au « versioning », la multiplication d’un document au fil des modifications. En effet, vos contenus sont stockés dans une seule interface accessible à l’ensemble des collaborateurs concernés qui peuvent également travailler en même temps.
Le choix de l’outil et les avantages du travail collaboratif
Le choix d’un outil collaboratif dépend de l’utilisation que vous prévoyez d’en faire. Il sera principalement défini par le métier et par la stratégie de votre société. Si vos équipes se déplacent régulièrement, optez pour un outil disponible sur mobile. Si vos données sont confidentielles ou sensibles, tournez-vous vers une application qui répond à des standards exigeants afin de les protéger au maximum.
Comment choisir votre outil ?
Le choix de l’outil collaboratif adapté à votre cas doit tenir compte de critères importants, dont le nombre de projets et/ou d’utilisateurs. En effet, un nombre élevé d’usagers influe grandement sur le coût de la licence (5 à 50 euros par utilisateur par mois). Mesurez également le gain en productivité et l’usage de l’outil pour déterminer lequel vous convient. Afin de protéger et de crypter au mieux vos données, exigez des standards de sécurité les plus élevés possible. Demandez-vous si l’outil est mobile, intuitif, mais évaluez également la fluidité du workflow. Ces détails faciliteront grandement votre planification de projets.
Les avantages du travail collaboratif
Le travail collaboratif apporte de nombreux avantages à une entreprise. Il permet de centraliser les outils en concentrant tous ceux dont vous avez besoin en un seul emplacement. Les nombreuses fonctionnalités permettent aux utilisateurs de travailler aisément sans perdre du temps. Cet environnement de travail unique offre un espace de travail partagé qui favorise la participation de chacun des membres grâce à la possibilité de laisser des commentaires, mais aussi à la messagerie instantanée. En cas de changement dans votre projet, vous vous adaptez rapidement en raison de l’agilité fournie par la plateforme.
Par ailleurs, en évitant les réunions, vous optimisez votre gestion du temps, car vous bénéficiez des informations immédiatement. Leur mise à jour et leur suivi étant facilités, vous gagnez en productivité. Le travail collaboratif présente également l’avantage de faciliter le dialogue entre les membres d’une même équipe grâce à la centralisation des outils de communication.
