Le travail des Ressources Humaines est, sans aucun doute, le plus éprouvant dans une entreprise. C’est pourquoi, de nombreux logiciels sont mis à la disposition de ce service, pour automatiser les processus et pour gagner du temps. Parmi les solutions numériques performantes, on retrouve le fameux Mypeopledoc. Cet outil permet une gestion efficace des ressources humaines.
Présentation du coffre-fort numérique Mypeopledoc
Mypeopledoc est une plateforme numérique qui a été créée en 2008. Son principal objectif est d’accompagner les entreprises dans la gestion des RH. Pour ce faire, elle offre différentes possibilités :
- Sécuriser les fichiers et les documents dans un coffre-fort personnel
- Recevoir des fichiers par voie électronique
- Centraliser et stocker les informations importantes sur une même plateforme
- Numériser les données pour pouvoir y accéder à tout moment.
Mypeopledoc repose sur un système SAAS pouvant gérer différents collaborateurs en même temps. Cet outil est exploitable sur une tablette et un smartphone. Grâce à sa facilité de prise en main et ses nombreuses fonctionnalités, Mypeopledoc a conquis de nombreuses entreprises françaises. Parmi les enseignes qui l’ont adopté, on peut citer Starbucks, Canal + et Total.
Comment fonctionne Mypeopledoc ?
Mypeopledoc est un espace de stockage sécurisé où vous pouvez conserver vos fichiers et dossiers. La limite de taille est de 250Mo par fichier et 10go pour l’ensemble. Vous pouvez les renommer et les classer comme vous le souhaitez. En créant des espaces dédiés, vous pouvez partager les documents contenus dans votre coffre-fort personnel, à d’autres utilisateurs.
Si vous n’en avez plus besoin, il vous est également possible de les supprimer. Toutefois, il faut noter que les fichiers déposés dans la corbeille occupent toujours le même espace sur la plateforme. D’ailleurs, vous pouvez les restaurer à tout moment. Pour s’en débarrasser de façon définitive, pensez à vider la corbeille.
Il faut noter que votre compte peut être lié à ceux des autres utilisateurs. L’échange de fichiers peut se faire de façon régulière et automatique ou manuelle. De plus, les documents partagés par l’employeur, sont certifiés.
Une historique d’un mois
Pour garantir la sécurité de votre compte Mypeopledoc, l’historique de vos actions est conservé pendant une trentaine de jours. Cette fonction vous permettra de contrôler plus facilement l’identification d’un accès non désiré. Pour y accéder, vous devez en faire la demande au support. Voici les informations pouvant figurer dans l’historique :
- La connexion au compte
- Les téléchargements
- Les tentatives de connexions non abouties
- L’affichage d’un fichier
Quels sont les avantages de Mypeopledoc pour l’entreprise ?
Le recours à Mypeopledoc est très profitable pour les entreprises. Voici les atouts dont vous profiterez de son utilisation :
Un coffre-fort électronique
C’est le principal avantage offert par l’outil. En effet, il assure une protection optimale à vos documents. D’ailleurs, on le considère comme un véritable coffre-fort électronique car son système de cryptage est infaillible. En y stockant vos documents et fichiers divers, vous aurez l’assurance qu’ils seront bien conservés. De plus, l’outil est immunisé contre les tactiques classiques de cyberattaque, telles que les spams et les publicités.
En outre, l’accès au compte est très réglementé, étant donné que seules les personnes autorisées peuvent communiquer depuis la plateforme. Pour qu’un employé puisse accéder à un fichier, il doit utiliser un code fourni par son employeur. Les risques de transgression sont donc très faibles.
La légitimité juridique
Contrairement à d’autres logiciels de mail, les fichiers envoyés sur Mypeopledoc sont valides sur le plan juridique, pour la simple et bonne raison qu’ils sont signés par les utilisateurs, ce qui prouve leur légitimité. De plus, le fichier est garanti intègre, car l’identité du destinateur est connue.
Boost de la productivité des RH
Le logiciel Mypeopledoc profite aussi grandement aux RH, notamment grâce à l’outil HR Process Automatisation. Comme son nom l’indique, il permet d’automatiser différents processus, ce qui permet d’alléger les tâches du service. Cela a pour conséquence d’améliorer la productivité du capital humain. Comme les employés ne sont pas chargés de réaliser les processus manuellement, ils gagnent du temps à accomplir des tâches plus importantes.
De plus, le logiciel peut actualiser les documents, ce qui assure la prise en charge des changements liés à la politique de votre entreprise. Enfin, Mypeopledoc donne une vue d’ensemble de l’évolution de chaque salarié au sein de l’entreprise. Grâce à lui, les opérations RH sont beaucoup plus fluides et plus fiables, sans compter que les risques de pertes de données sont moindres. C’est l’une des raisons pour lesquelles, de nombreuses entreprises ont choisi de l’adopter et qui fait que jusqu’à maintenant, il ne cesse de gagner en popularité.
Une gestion simultanée de toutes les tâches
Mypeopledoc permet de gérer différentes tâches en même temps, telles que :
- L’attribution des congés divers (maladie, maternité…)
- L’archivage des documents
- L’installation d’indicateurs de performance au travail
- La considération des avis des employés…
Étant un outil versatile, Mypeopledoc est complet et indispensable dans le secteur des RH.
Garantit un faible impact écologique
En plus de présenter un certain coût, les impressions papier ont aussi un impact environnemental conséquent. En recourant à Mypeopledoc toutefois, tous les documents sont dématérialisés, ce qui fait de lui un outil en faveur de l’écologie.
Quels logiciels dans Mypeopledoc ?
Mypeopledoc intègre de nombreux programmes pouvant vous faciliter la tâche au quotidien. On peut citer :
HR Process Automatisation
Comme énoncé plus haut, il permet d’automatiser les processus liés aux RH. On s’en sert dans le cadre de promotions ou de mutations.
Employee Files Management
Ce programme est conçu pour permettre la gestion des données des employés. Il met à disposition des utilisateurs, les documents dont ils ont besoin. Il convient de le différencier du coffre-fort électronique.
Case Management
Il simplifie grandement les échanges entre les utilisateurs de l’outil. Si un employé a, par exemple, une requête à faire, il peut se servir de Case Management pour rédiger son rapport. Ce dernier sera lu rapidement par son employeur, qui se chargera de lui répondre. L’opération est à la fois simple, rapide et sans intermédiaire.
Comment créer son compte Mypeopledoc ?
Pour pouvoir disposer de son coffre-fort numérique, voici les démarches à suivre par l’employé :
- Se rendre sur la plateforme Mypeopledoc.com pour accéder au portail d’authentification
- Créer un nouveau compte en cliquant sur « Demander une invitation »
- Remplir les champs d’information, incluant l’adresse mail
- Certifier la demande
Ensuite, il recevra un lien dans sa boîte mail (celle qu’il a renseignée lors de la création du compte) sur lequel il doit cliquer. C’est ce qui lui permettra d’accéder à son outil virtuel en renseignant son adresse mail et son mot de passe communiqués par son employeur. Son compte sera alors actif et pourra être utilisé de suite.
Mypeopledoc est-il payant ?
A la différence d’autres logiciels HR analytics, Mypeopledoc est payant. D’ailleurs, il faut noter qu’il ne propose pas d’essai gratuit. Toutefois, il reste une solution pratique et abordable pour les entreprises, étant donné qu’il est accessible à partir de 1$ américain par utilisateur.
