Le changement d’adresse d’une entreprise n’est pas une mince affaire et requiert beaucoup de formalités. Il faut penser au déménagement des meubles et à la sécurité du matériel informatique ainsi que des dossiers papier classés dans des cartons. Ensuite, des démarches administratives doivent impérativement être effectuées conformément aux normes imposées en France. En effet, en cas de changement du siège social d’une société, les statuts de cette dernière doivent être modifiés. En clair, il s’agit de tout un processus qui nécessite une bonne organisation et le respect de plusieurs étapes. On vous explique comment réaliser votre déménagement de locaux professionnels.
Entreposez votre mobilier superflu dans un garde-meuble
Tout déménagement de locaux professionnels se prépare. Rangement des archives dans des cartons, désinstallation des appareils de bureau et démontage du mobilier, voilà autant de tâches à réaliser avant de procéder au déménagement. Généralement, un tri est effectué afin de distinguer les équipements utiles des éléments superflus. Le but étant d’éviter d’encombrer les nouveaux locaux avec des meubles ou objets très peu utilisés. À cet effet, la solution idéale pour conserver votre mobilier sans pour autant vous encombrer dans votre nouvel espace de travail est de procéder à la location d’un box de stockage dédié aux professionnels.
En effet, certains établissements spécialisés dans la location de box de stockage comme le centre de stockage d’Atout-Box mettent à la disposition des entreprises un espace adapté à l’entreposage de leurs effets. Pratique et simple, cette solution vous permet de confier votre mobilier à des professionnels qui veilleront à sa sécurité, et ce, quelle que soit la durée de la location. Les box sont disponibles en plusieurs modèles qui se différencient principalement au niveau de la taille. Selon la quantité de meubles ou d’équipements à entreposer, le box de stockage adapté peut varier.
Par ailleurs, pour ce qui est de la sécurité, les agences de box de stockage mettent généralement en place différents dispositifs en vue de garantir la protection de vos biens. Les box sont équipées d’une alarme anti-intrusion, mais aussi d’un détecteur d’incendie. Vous avez droit à un cadenas individuel et un code d’accès pour entrer dans le box. Enfin, grâce au système de télésurveillance disponible 24 h/7, une équipe d’agents de sécurité garde constamment un œil sur les box.
Sécurisez le matériel électronique et identifiez les cartons
Le matériel électronique doit impérativement être sécurisé durant un déménagement. Vous devez prendre le maximum de précaution pour éviter que l’écran d’un ordinateur se brise ou que les fils de branchement se sectionnent par inadvertance. Pour ce faire, nous vous conseillons d’utiliser les emballages d’origine de vos différents appareils. Cependant, si vous les avez perdus, il existe d’autres accessoires pratiques pouvant assurer cette fonction. Pensez à débrancher tout ce qui est nécessaire, en l’occurrence les câbles. Retirez les CD, encres, et batteries si nécessaire et conservez le tout dans des sacs facilement identifiables.
En ce qui concerne les archives, documents papier et autres effets, rangez-les dans des cartons en prenant le soin de bien marquer ces derniers. Une mauvaise identification de vos cartons vous rendrait en effet la tâche difficile plus tard.
Faites-vous aider pour les démarches administratives
Toute modification d’adresse sociale d’une entreprise nécessite certaines formalités administratives pas toujours simples à réaliser. Vous devrez mettre à jour le statut de la société faisant mention du siège social, diffuser une annonce de transfert social et remplir une déclaration de modification. Ces premières formalités complétées d’autres pièces comme le justificatif d’occupation du nouveau siège permettent de constituer le dossier d’inscription modificative qui doit être déposé au CFE (Centre de Formalités des Entreprises).
Ces formalités imposées par la loi prennent du temps et peuvent s’avérer contraignantes. N’hésitez pas à vous faire aider par une entreprise afin de vous alléger la tâche. Celle-ci vous aide dans d’autres formalités comme la mise à jour des documents administratifs et commerciaux de la société. Si vous avez un site e-commerce ou site vitrine, vous devrez modifier les mentions légales. De même, sur vos documents commerciaux comme les cartes de visite, brochures publicitaires, plaquettes ou flyers, des modifications doivent être apportées.
Enfin, vous devez prévenir vos partenaires de ce changement d’adresse. Informez vos fournisseurs, vos clients et votre banque de ce changement. En effet, malgré la publication d’une annonce légale, il est judicieux de tous les informer par courrier. Pensez également à résilier ou alors à transférer un certain nombre de contrats (assurance, fourniture d’eau, fourniture d’énergie, etc.).
Pour résumer, organiser le déménagement des locaux professionnels implique énormément de démarches. Sans l’aide d’une entreprise, cette transition peut s’avérer très compliquée. Il est donc judicieux de se faire accompagner.
