La gestion des finances d’une entreprise est désormais assistée numériquement, révolution technologique oblige. Elle est grandement facilitée par des outils tels que le logiciel de comptabilité, qui retranscrivent les écritures comptables d’une entreprise : transactions entre clients et entreprise, avec les fournisseurs, rémunération des salariés, etc. Si une entreprise décide de gérer elle-même sa comptabilité, ce type de logiciel lui est indispensable.
Le logiciel de comptabilité
Présentation
Il s’agit d’un programme informatique conçu pour être entièrement dédié à la gestion de la comptabilité. Il est destiné aux professionnels (entreprises et sociétés) et peut être gratuit ou payant. Les logiciels payants sont plus complets et proposent des fonctionnalités supplémentaires justifiant leurs tarifs. Ce sont généralement des logiciels sur-mesure qui répondent précisément aux exigences de l’entreprise. Ils présentent plus d’avantages que d’inconvénients, il faut toutefois trouver le logiciel qui correspond aux besoins de l’entreprise.
Les rôles d’un logiciel de comptabilité
Le logiciel informatique exécuté les mêmes taches qu’un expert-comptable :
- l’enregistrement comptable ;
- l’établissement des statistiques ;
- la gestion de la rémunération du personnel ;
- la gestion des taxes telles que la TVA.
Pourquoi opter pour un logiciel de comptabilité ?
La raison principale pour laquelle un logiciel de comptabilité est indispensable est que les documents comptables sont diffusés très rapidement. Les informations sont régulièrement mises à jour, ce qui garantit leur unicité. Le logiciel de comptabilité I Paid That, par exemple, propose plusieurs fonctionnalités comme la pré-comptabilité, les opérations de trésorerie, les notes de frais, la facturation, le paiement, etc. Il prend ainsi en charge tous les états financiers de l’entreprise, dans la conformité avec le plan comptable. Le logiciel de gestion permet à l’entreprise de respecter les obligations émises par l’administration fiscale. Il donne également la possibilité de justifier l’utilisation des ressources financières (comptes annuels, bilan, compte de résultat…).
Comment choisir le logiciel de gestion ?
Selon la taille de l’entreprise
Le choix en matière de logiciels de comptabilité est large. Selon la taille de l’organisation, les besoins diffèrent :
- pour une comptabilité personnelle, un logiciel de gestion pourra aider à tenir la comptabilité du ménage : dépenses, tenue des comptes bancaires… Ce type de logiciel n’est pas difficile à trouver, on peut l’acheter en ligne ou dans les magasins spécialisés. L’outil Excel de Microsoft Office peut suffire à établir la comptabilité personnelle ;
- les TPE et les PME nécessitent un outil plus fonctionnel. Le logiciel doit offrir les fonctionnalités de gestion commerciale, de rémunération, de facturation et le suivi des bons de commande ;
- la gestion comptable des grandes entreprises exige des solutions conçues sur mesure et très complètes. Les logiciels utilisés par ces organisations de grande envergure sont perfectionnés, ils sont connus sous l’appellation de logiciel ERP ou Enterprise Resource Planning (PGI ou Progiciel de Gestion Intégré en français).
Selon le coût du logiciel
Généralement, le prix du logiciel est fixé en fonction des fonctionnalités qu’il propose. Un logiciel onéreux propose un plus large panel d’options par rapport aux logiciels à bas prix. D’ailleurs, il offre souvent une période d’essai gratuite. Une fois qu’il faut passer à la version payante, les documents saisis durant l’essai risquent de se perdre. On peut aussi trouver des logiciels de comptabilité gratuits.
Selon la facilité d’utilisation
Le choix du logiciel ne doit pas se faire à la légère. En effet, un logiciel trop complexe par rapport aux activités de l’entreprise peut paralyser le développement de cette dernière. La mise en place du logiciel doit être optimisée pour que son utilisation soit rapidement intégrée par les dirigeants de l’entreprise. Il faut donc prendre en compte : la souplesse du logiciel, sa praticité et son adaptabilité aux éventuels changements.
