Papier, copies d’enregistrement, courriels… font tous partie des opérations quotidiennes d’une entreprise. Certains peuvent être conservés pour être consultés plus tard, d’autres peuvent être jetés après quelques minutes. Malgré cela, les entreprises doivent être conscientes de la conservation des documents et de l’équilibre délicat entre conserver les documents trop longtemps et les pas assez.
Une arme à double tranchant, lorsque les entreprises se conforment effectivement aux réglementations et aux lois sur la conservation des documents et maintiennent régulièrement une politique de destruction des documents une fois qu’ils ont dépassé leur période de conservation, la conservation des documents sert d’assurance. Des amendes importantes sont évitées, tandis que les documents inutiles ne mettent pas l’entreprise en danger.
Focus sur le danger que représente le non-respect des directives de conservation des documents dans l’entreprise.
Ne pas conserver les documents assez longtemps
Alors que certaines entreprises d’un côté, peuvent vouloir se débarrasser de documents juste pour gagner de l’espace et éviter le désordre, ne pas conserver les documents nécessaires pendant la période requise comporte un risque en cas de réclamation juridique ou civile.
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L’élimination prématurée des documents peut être une source d’inquiétude, car elle entraîne de graves pénalités financières.
Conserver des dossiers pendant trop longtemps
Au contraire de ne pas conserver les documents suffisamment longtemps et de laisser l’entreprise exposée à des sanctions juridiques, certaines entreprises conservent et archivent au contraire tout et n’importe quoi » juste au cas où « .
Comme l’élimination précoce des enregistrements cependant, conserver les documents et les fichiers au-delà de leur période de conservation peut être tout aussi compromettant pour les entreprises.
En outre, le nombre croissant et le coût des violations de données est un autre facteur à prendre en compte. En effet, plus il y a de documents conservés inutilement, plus la probabilité est grande qu’un seul d’entre eux conduise à une violation à l’échelle de l’entreprise.
Des coûts directs des amendes et des pénalités juridiques aux coûts indirects d’une réputation d’entreprise endommagée aux yeux du public, le fait de ne pas conserver correctement et d’éliminer régulièrement les documents peut entraîner des dommages graves et potentiellement irréversibles.
